Management vizitatori pentru instituții publice din România
Cine a intrat în instituția ta astăzi și de ce?
Școlile, primăriile și instituțiile publice din România primesc zilnic vizitatori, contractori și furnizori. CheckSync înlocuiește registrul de hârtie cu un sistem digital profesional: înregistrări clare, notificarea automată a gazdei și o vizualizare live a tuturor celor aflați în incintă.
Pilot pe un singur amplasament. Hardware real. Fără angajament până funcționează.
Problema cu registrul de hârtie în instituțiile publice
Registrul de hârtie nu protejează instituția și nici vizitatorii.
Inspecțiile ISU cer dovezi clare ale gestionării accesului
Inspectorii ISU verifică dacă instituția poate demonstra cine se află în clădire în orice moment și dacă există un proces clar de evacuare de urgență. Un registru de hârtie nu răspunde acestor cerințe.
ANSPDCP cere protecția datelor vizitatorilor
Un registru deschis pe birou, vizibil pentru oricine trece pe la recepție, expune datele personale ale vizitatorilor anteriori. Aceasta este o încălcare directă a principiilor GDPR.
Contractorii și furnizorii nu sunt înregistrați corespunzător
Firmele de curățenie, tehnicieni IT, furnizori de echipamente: toți intră în clădire frecvent fără o înregistrare formală. Dacă apare un incident, nu există nicio dovadă a prezenței lor.
Evacuarea de urgență se bazează pe estimări
Într-un exercițiu de incendiu sau o urgență reală, responsabilul cu evacuarea trebuie să știe exact câte persoane sunt în clădire. Un registru completat manual la intrare nu reflectă realitatea din acel moment.
Cum funcționează CheckSync
Check-in digital, notificare automată, înregistrări conforme.
01
Vizitatorul se autentifică la terminal
Terminalul tabletă de la intrare ghidează vizitatorul: nume, instituție sau companie, scopul vizitei și persoana pe care o caută.
02
Gazda este notificată automat
Profesorul, directorul sau funcționarul căutat primește o notificare imediată. Recepția nu mai trebuie să sune sau să trimită mesaje.
03
Datele sunt protejate și nu sunt vizibile pentru alți vizitatori
Spre deosebire de un registru deschis, datele vizitatorilor sunt stocate digital și accesibile doar personalului autorizat. Conform cu principiile GDPR.
04
Dashboard live pentru secretariat și administrație
Secretariatul și administrația au o vizualizare în timp real a tuturor celor aflați în incintă. Exportabilă pentru orice audit sau inspecție.
Ce primești
Conformitate, siguranță și profesionalism.
Înregistrări gata pentru inspecții ISU
Dovezi clare ale gestionării accesului: cine a intrat, când, cu ce scop și cine i-a aprobat accesul. Filtrabili după dată și tip de vizitator.
Protecția datelor vizitatorilor conform GDPR
Fără registre deschise pe birou. Datele vizitatorilor sunt stocate digital, criptat și accesibile doar personalului autorizat. Consimțământul este capturat la check-in.
Roll call de urgență pentru evacuări
La declanșarea alarmei, responsabilul cu evacuarea accesează o listă live a tuturor celor aflați în clădire. Marcarea persoanelor ca în siguranță se face de pe orice telefon.
Imagine profesională pentru vizitatori și parteneri
Un terminal digital la intrare transmite un mesaj clar despre seriozitatea instituției. Prima impresie contează pentru părinți, parteneri și autorități.
Cum funcționează pilotul
Definim intrarea principală, tipurile de vizitatori și persoanele de contact din instituție.
Provizionăm terminalul și configurăm sistemul. Sub 2 minute pe amplasament.
Rulezi live 30 de zile. Te susținem direct pe toată durata pilotului.
Dacă funcționează, discutăm extinderea. Dacă nu, fără obligații.
Întrebări frecvente
Întrebări despre managementul vizitatorilor în instituții publice.
De ce hardware am nevoie și cât costă?
O tabletă Android per intrare principală, disponibilă de la aproximativ 700-1200 RON. CheckSync rulează ca aplicație nativă. Nu este necesară infrastructură IT suplimentară. Ne ocupăm de configurare și instruire.
Este conform cu legislația GDPR și cerințele ANSPDCP?
Da. CheckSync captureaza consimțământul vizitatorului înainte de colectarea oricăror date personale. Datele sunt stocate securizat și accesibile doar personalului autorizat. Un Addendum de Procesare a Datelor semnat este inclus cu fiecare implementare. Instituția ta acționează ca operator de date.
Poate fi folosit și pentru contractori și furnizori?
Da. CheckSync are fluxuri separate pentru vizitatori, contractori și personal. Fiecare categorie urmează propriul proces de check-in, cu câmpurile și confirmările relevante pentru tipul lor de acces.
Funcționează dacă internetul cade?
Da. Check-in-urile se salvează local pe terminal și se sincronizează automat când conexiunea revine. Terminalul continuă să funcționeze fără întrerupere.
Cum se face instruirea personalului?
Instruirea recepției și secretariatului durează mai puțin de 30 de minute. Ne ocupăm direct de instruire la implementare. Interfața este în română și concepută să fie intuitivă fără pregătire tehnică.
Începe cu un singur amplasament
Înregistrări clare. Vizitatori protejați. Instituție pregătită.
Fiecare implementare CheckSync începe cu un pilot structurat pe un singur amplasament. Hardware real, vizitatori reali, înregistrări reale. Fără angajament pentru extindere până ești convins că funcționează pentru instituția ta.
Suport direct de la echipa care a construit produsul. Inclus din prima zi.